Personvernerklæring

Washpoint AS, org.nr. 930 695 424, er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom nettsiden og løsningene våre. Spørsmål om personvern, innsyn, retting eller sletting sendes til post@washpoint.no, eller på telefon 954 55 068.

Når du sender en henvendelse via kontaktskjemaet, behandler vi navn, e-postadresse, eventuelt telefonnummer og bedrift, samt det du selv skriver. Når du beregner pris på flyttevask, behandler vi opplysninger om boligen, ønsket dato, valgte tillegg og kontaktopplysningene du oppgir.

Formålet er å svare deg og gi deg et tilbud. Behandlingsgrunnlaget er tiltak før en eventuell avtale, og vår berettigede interesse i å følge opp forespørsler vi mottar.

Tilbud sendes på e-post med en personlig lenke til tilbudet ditt. Lenken er beskyttet av en tilfeldig nøkkel som bare lagres i kryptert (hashet) form hos oss, og den kan ha utløpstid. Vi registrerer når tilbudet sendes, åpnes og eventuelt godtas eller avslås.

Godtar du et bedriftstilbud, lagrer vi den eksakte versjonen av avtalevilkårene du godkjente, tidspunkt og navnet på den som godkjente. Dette er dokumentasjon på hva som er avtalt og slettes ikke på ordinær måte.

Er du kunde eller kontaktperson hos en bedriftskunde, behandler vi kontaktopplysninger, fakturaopplysninger, lokasjoner eller boliger som skal rengjøres, renholdsplaner, bestillinger, utførte oppdrag, avvik, dokumenter og meldinger mellom deg og oss.

På Min side ser du dine egne opplysninger, dine lokasjoner, oppdrag, tilbud, dokumenter og avvik. Tilgangen styres av tilgangsregler i databasen, slik at du bare ser det du skal ha tilgang til. Behandlingsgrunnlaget er å oppfylle avtalen med deg eller virksomheten du representerer.

For hvert oppdrag lagrer vi hva som skal gjøres, når det skal utføres, hvem som utfører det, og hva som faktisk ble gjort. Renholdsplaner lagres i versjoner, slik at det er mulig å se hvilken plan som gjaldt for et bestemt oppdrag.

Ved avvik kan det registreres beskrivelse og bilder fra oppdragsstedet. Bilder lagres i lukket lagring og vises bare til dem som har tilgang til saken. Formålet er å dokumentere og lukke avviket, og å kunne svare på reklamasjoner. Bilder fjernes normalt etter 12 måneder, mens selve saken beholdes som dokumentasjon.

Ved bestilling av renhold mellom gjester behandler vi opplysninger om eiendommen, valgte tidspunkt og tjenester, samt adkomst- og nøkkelinformasjon du selv legger inn. Adkomstinformasjon er særskilt tilgangsbeskyttet og vises bare til dem som trenger den for å utføre oppdraget.

For ansatte behandler vi kontaktopplysninger, stilling, avdeling og ansettelsesforhold, tildelte oppdrag og utført arbeid, dokumenter som skal leses og bekreftes, samt arbeidsavtaler med signeringshistorikk. Behandlingsgrunnlaget er arbeidsavtalen og lovpålagte plikter som arbeidsgiver.

Kontoopplysninger for lønn er tilgangsbegrenset og vises kun til dem som har eksplisitt tillatelse. Ansatte finner egen personverninformasjon og kan sende personvernforespørsel i ansattportalen.

Innlogging skjer med e-postadresse, eventuelt via Google-pålogging. For å holde deg innlogget lagres nødvendig informasjon i nettleseren din. Roller og tilganger styres i databasen. Deaktiveres brukeren din, mister du tilgang til innloggede sider.

Vi sender e-post om tilbud, bestillinger, oppdrag, dokumenter og pålogging. Slik e-post er nødvendig for tjenesten og er ikke markedsføring. Vi logger at en e-post er sendt, slik at vi kan feilsøke. Denne loggen slettes normalt etter 12 måneder.

Vi logger hendelser som er nødvendige for sikkerhet, sporbarhet og drift, for eksempel når et tilbud åpnes, et dokument bekreftes eller en avtale signeres. Loggene inneholder ikke kontonummer, passord eller sikkerhetsnøkler. Ordinære logglinjer slettes normalt etter 12 måneder, mens logglinjer som dokumenterer godkjenninger, personvernbeslutninger og rolleendringer beholdes.

Når du oppgir organisasjonsnummer, henter vi offentlig tilgjengelige opplysninger om virksomheten fra Brønnøysundregistrene for å fylle ut riktig firmanavn og adresse. Vi sender ikke personopplysninger dit utover organisasjonsnummeret.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, og så lenge vi er pålagt å oppbevare dem. Systemet har faste oppbevaringsregler som kjøres jevnlig, blant annet:

• Henvendelser og prisberegninger uten kundeforhold: slettes etter 12 måneder.
• Avslåtte eller utløpte tilbud uten kundeforhold: slettes etter 24 måneder.
• Befarings-, bestillings- og avviksbilder: fjernes etter 12 måneder.
• Varsel- og e-postlogg samt ordinær aktivitetslogg: slettes etter 12 måneder.
• Kunde- og brukeropplysninger uten videre grunnlag: anonymiseres etter 60 måneder.

Enkelte opplysninger slettes ikke etter en fast periode. Det gjelder blant annet aksepterte tilbud og avtalevilkår, oppdrags- og bestillingshistorikk, avvikssaker, arbeidsavtaler, lønnsgrunnlag og regnskapsmateriale, fordi vi har avtalemessig eller lovpålagt plikt til å kunne dokumentere dem. Dersom en sak er under tvist, klage eller kontroll, kan vi også sette et juridisk hold som midlertidig stopper sletting av opplysningene saken gjelder.

Du har rett til å be om:

• innsyn i opplysningene vi har om deg
• retting av feil eller ufullstendige opplysninger
• dataeksport – en maskinlesbar kopi av dine data
• sletting der vilkårene er oppfylt
• begrensning av eller innsigelse mot behandlingen
• avslutning av konto og tilgang

Er du innlogget, kan du laste ned en kopi av dine data og sende personvernforespørsel direkte under Personvern på Min side eller i ansattportalen. Andre kan sende forespørselen til post@washpoint.no. Vi svarer normalt innen 30 dager. Ber du om sletting, vurderer vi hver datakategori for seg, og vi kan måtte beholde dokumentasjon vi er pålagt å oppbevare. Ber du om at kontoen avsluttes, stenger vi innloggingen, men dokumentasjon som må bevares, slettes ikke automatisk.

Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er ulovlig.

Tilgang er styrt av roller og tilgangsregler i databasen, slik at hver bruker bare ser sine egne opplysninger eller det rollen krever. Dokumenter, PDF-er og bilder lagres i lukket lagring og hentes gjennom kortlevde, kontrollerte lenker. Data overføres kryptert over HTTPS. Lenker til tilbud lagres kun som kryptert verdi.

Nødvendige informasjonskapsler og lagringsverdier brukes for innlogging og for at grensesnittet skal fungere. Skrifttypene lastes fra vår egen server, slik at besøket ditt ikke sendes til eksterne skriftleverandører.

I tillegg bruker vi Google Ads til markedsføring, men kun dersom du godtar det i samtykkebanneret på nettsiden. Godtar du, settes informasjonskapsler fra Google som måler om et annonseklikk førte til en henvendelse, og som kan brukes til å tilpasse annonser. Vi sender ikke navn, e-post, telefonnummer, adresse eller fritekst til Google – kun at en henvendelse ble sendt. Avslår du, lastes Google ikke i det hele tatt. Du kan når som helst endre valget ditt via «Informasjonskapsler» nederst på siden, og endringen får virkning umiddelbart.

Vi lagrer valget ditt lokalt i nettleseren sammen med tidspunktet, slik at vi kan vise hva du har samtykket til.

Nettsiden, databasen, filområdet, innloggingen og e-postutsendelsen driftes på Lovable-plattformen med Supabase som databaseleverandør. Disse behandler personopplysninger på våre vegne og etter våre instrukser. Transaksjonell e-post sendes fra vårt eget avsenderdomene notify.washpoint.no. Vi bruker i tillegg Brønnøysundregistrenes åpne oppslagstjeneste for organisasjonsopplysninger. Dersom du samtykker til markedsføringsinformasjonskapsler, mottar Google (Google Ads) opplysninger om annonseklikk og om en henvendelse ble sendt. Google kan behandle disse opplysningene utenfor EØS.

Vi selger ikke personopplysninger og deler dem ikke med andre uten rettslig grunnlag. Detaljer om databehandleravtaler, lagringsregion og eventuell overføring utenfor EØS hos våre leverandører kan du få ved å kontakte oss på post@washpoint.no.

For innloggede brukere gjelder også bruksvilkårene. Bruksvilkårene godkjennes av brukeren, mens denne personvernerklæringen er informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Vi oppdaterer erklæringen når løsningen eller behandlingen endres. Dato for siste oppdatering står øverst på siden.

Washpoint AS
Org.nr. 930 695 424
post@washpoint.no